Wezwanie do usunięcia usterek: wzór maila do wykonawcy w 4 tonach
Znasz to: czwartek, strop nad parterem. Zbrojarze kończą belki, gruszka zamówiona na piątek na siódmą. Zaglądasz w B-3 — strzemiona co 25, a w projekcie co 15. Na placu bloczki bez papierów, kondygnację wyżej raki na słupie po rozdeskowaniu, a przy budynku C wykop drugi raz stoi bez barierki. Wracasz do kontenera z czternastoma zdjęciami i kawą z automatu, która smakuje jak woda po płukaniu betoniarki. I zaczyna się druga część obchodu: maile.
U mnie obchód to ok. 60 minut, a maile po nim — kolejne ok. 90. Na każdym zdjęciu strzałka i opis w edytorze obrazu (ok. minuta), potem treść dla każdej firmy (ok. 5 minut), adresaci, załączniki. Jak się nazbiera, zostaję na budowie dłużej, żeby to nadrobić.
Najpierw: trzy różne „wezwania”
| Co | Kiedy | Forma | Podstawa |
|---|---|---|---|
| Bieżący mail do wykonawcy | W trakcie robót: bałagan, oznakowanie, drobne niezgodności | Mail ze zdjęciem i terminem | Umowa, ustalenia na budowie |
| Polecenie inspektora nadzoru (do kierownika budowy lub robót) | Usunięcie nieprawidłowości lub zagrożeń, próby, badania; żądanie poprawek albo wstrzymania robót | Wpis do dziennika budowy (papierowego albo EDB) | Art. 26 Prawa budowlanego (pkt 1 — polecenia, pkt 2 — żądanie poprawek lub wstrzymania) |
| Formalne wezwanie z kodeksu cywilnego | Wykonawca nie reaguje albo wady wyszły po odbiorze | Pismo zamawiającego z wyznaczonym odpowiednim terminem | W toku robót art. 636 § 1 w zw. z art. 656 § 1 k.c., po odbiorze rękojmia |
Mail nie zastępuje wpisu do dziennika. Gdy sprawa wymaga polecenia z art. 26 PB — robisz wpis, a mail jest szybką informacją i śladem. Pismo z k.c. to z kolei oświadczenie inwestora: inspektor wysyła je tylko z pełnomocnictwem, a przy sporze — z prawnikiem (to nie jest porada prawna). Dalej będzie o mailach, bo to one zjadają te 90 minut.
Pięć elementów wezwania, które da się potem obronić
- Fakt — co, gdzie (oś, kondygnacja, pomieszczenie), kiedy. Przy niezgodności z projektem — numer rysunku albo punkt specyfikacji (STWiORB).
- Skutek lub warunek — zagrożenie, wstrzymanie odbioru fragmentu, niezgodność z projektem.
- Żądanie — nie „proszę poprawić”, tylko „należy wykonać barierę ochronną wzdłuż krawędzi wykopu”. „Należy” mówi o obowiązku; „proszę” brzmi jak prośba o przysługę — i tak bywa czytane.
- Termin — data albo liczba dni. „W najbliższym czasie” na budowie znaczy „nigdy”.
- Zamknięcie — potwierdzenie usunięcia, najlepiej ze zdjęciem.
W pierwszym mailu bez ocen i bez „po raz kolejny Państwo…”.
Cztery tony — wzory
Ton dobierasz do wagi sprawy, nie do tego, jak minęła Ci kawa.
| Ton | Kiedy | Termin (propozycja) |
|---|---|---|
| Informacyjny | Dokumenty, porządek — bez wpływu na roboty | 7 dni |
| Łagodny | Robota do poprawy, bez zagrożenia | 7 dni |
| Stanowczy | Niezgodność z projektem, przepisami lub umową, która blokuje prace albo odbiór | 3 dni — albo do końca dnia, gdy następny etap rusza jutro |
| Ostrzegawczy | Zagrożenie dla ludzi albo powtórzenie tej samej uwagi | dziś |
Przykłady:
1. Informacyjny
Dzień dobry,
na budowę dostarczono 3.11.2026 bloczki silikatowe, dla których nie złożono karty materiałowej. Kartę materiałową z kompletem dokumentów (m.in. deklaracją właściwości użytkowych) należy złożyć do akceptacji inspektora nadzoru w terminie 7 dni od otrzymania tej wiadomości. Do czasu akceptacji bloczki nie mogą zostać wbudowane.
Kolejność jest taka: wykonawca składa kartę materiałową — opis materiału i dokumenty formalne — inspektor ją akceptuje, a na budowie sprawdza, czy dostarczony materiał to ten z karty. Brak karty to sprawa „informacyjna” tylko wtedy, gdy materiał jeszcze leży na palecie.
2. Łagodny
Dzień dobry,
w dniu 5.11.2026 po rozdeskowaniu słupa S-4 (kondygnacja +1, oś B/3) stwierdzono raki powierzchniowe w dolnej części słupa. Należy przedstawić do akceptacji sposób naprawy (materiał i technologię), a naprawę wykonać w terminie 7 dni od otrzymania tej wiadomości i przesłać zdjęcie po wykonaniu.
Raki głębsze niż powierzchniowe albo z odsłoniętym zbrojeniem to już ton stanowczy — i ocena projektanta konstrukcji.
3. Stanowczy
Dzień dobry,
w dniu 5.11.2026 stwierdzono niezgodność rozstawu strzemion w belce B-3 (oś 4–5, strop nad parterem) z projektem wykonawczym (rys. K-12: strzemiona co 15 cm, wykonano co 25 cm). Do czasu usunięcia niezgodności nie wyrażam zgody na betonowanie tego fragmentu. Zbrojenie należy skorygować dziś, do końca dnia pracy, i zgłosić do ponownego odbioru — przed betonowaniem musi być gotowe w 100%.
„Nie wyrażam zgody na betonowanie” jest na miejscu, dopóki szalunek i zbrojenie nie są gotowe w 100%. Formalnie to żądanie z art. 26 pkt 2 PB (kontynuacja dałaby niedopuszczalną niezgodność z projektem) — potwierdź je wpisem do dziennika budowy. Najlepiej, żeby poprawili od razu, przy Tobie, i żebyś mógł to odebrać na miejscu. I zadzwoń, zanim gruszka wyjedzie z węzła.
4. Ostrzegawczy
Dzień dobry,
w dniu 5.11.2026 stwierdzono brak zabezpieczenia krawędzi wykopu (głęb. ok. 2 m) przy budynku C (od strony ul. Przykładowej), mimo wcześniejszych uwag z 27.10 i 30.10. Stan ten stanowi bezpośrednie zagrożenie dla osób przebywających na budowie. Wykop należy natychmiast wygrodzić — dziś, przed zakończeniem dnia pracy — i przesłać zdjęcie potwierdzające.
Przy bezpośrednim zagrożeniu mail jest uzupełnieniem, nie pierwszym krokiem: najpierw żądanie wstrzymania robót w tym rejonie wpisem do dziennika budowy (art. 26 pkt 2 PB), telefon do kierownika budowy i informacja dla inwestora.
Trzecie wezwanie w tej samej sprawie
Każdy ma na budowie taki wykop, do którego wraca co tydzień. Trzecie wezwanie zaczyna się od szukania dwóch poprzednich: kiedy, do kogo, jakimi słowami. Trzy rzeczy porządkują to raz na zawsze:
- Stały znacznik sprawy w temacie maila — np.
[BUDOWA-A] Wykop bud. C – zabezpieczenie krawędzi(kod budowy + sprawa), od pierwszego maila w sprawie. Kolejne wezwania z tym samym tematem: szukasz po znaczniku, zamiast przekopywać foldery. - Cała historia w jednej wiadomości — odpowiadaj w tym samym wątku, żeby poprzednie wezwania były pod spodem. Gdy wątek się urwał albo dochodzą nowi adresaci, załącz poprzednie wezwania jako pliki .eml. Odbiorca widzi całą sprawę od początku, bez „nie dostaliśmy”.
- Daty poprzednich wezwań w pierwszym zdaniu i ton ostrzegawczy: „Pomimo wcześniejszych uwag z dnia 27.10 i 30.10 ponownie stwierdzono…”. Jeśli wcześniej rozmawialiście tylko na budowie — napisz to i podaj daty rozmów.
Ile to trwa ręcznie, a ile w telefonie
Ręcznie: ok. minuta na każde zdjęcie (strzałka i opis w edytorze obrazu), ok. 5 minut na treść maila do każdej firmy, do tego Do/DW, załączniki, archiwizacja — po obchodzie u mnie ok. 90 minut. Gdy po jedną uwagę trzeba osobno wyjść na budowę i wrócić do biura — ok. 40 minut.
A gdyby ten sam mail powstawał od razu przy usterce, zanim zejdziesz ze stropu? Tak działa SpectoGo:
- Zdjęcie i strzałka na usterce.
- Wybór firmy i krótki opis (palcem albo głosem).
- „Napisz z AI” — projekt maila w wybranym tonie, z terminem (sprawdzasz i poprawiasz go Ty); przy kolejnym zgłoszeniu w tej samej sprawie aplikacja przechodzi na ton ostrzegawczy i wpisuje daty wcześniejszych wezwań.
- „Wyślij mailem” — przez Twoją aplikację pocztową; po potwierdzeniu wysłania zgłoszenie trafia do archiwum.
U mnie od zdjęcia do gotowego maila: ok. 30 sekund. Kawa nawet nie zdąży wystygnąć.
AI proponuje treść i przepis — decyzja zawsze należy do Ciebie. Pełną wersję możesz sprawdzić przez 14 dni, a polecając aplikację innym — przedłużać ją o kolejne miesiące.
Checklista przed wysłaniem
- Fakt z miejscem i datą (przy niezgodności — rysunek albo punkt STWiORB)
- Zdjęcie z zaznaczeniem
- Żądanie w formie „należy…”
- Termin (data lub liczba dni)
- Adresaci — Do: główny adres firmy wykonawczej, której dotyczy uwaga; DW: kierownik budowy, inżynierowie budowy, dyrektor budowy — wszyscy, którzy powinni wiedzieć o sprawie
- Daty poprzednich wezwań i ten sam znacznik w temacie, jeśli to powtórzenie
- Wpis do dziennika budowy, jeśli to polecenie z art. 26 PB
Jeśli chcesz sprawdzić to na swojej budowie, zanim SpectoGo trafi do Google Play — napisz do mnie wiadomość prywatną na LinkedIn.